Manual de Rotinas para Gestão de Documentos

Introdução

Entende-se por gestão de documentos o controle planificado e sistemático das normas, métodos e procedimentos que regem a criação, manutenção, utilização e prazos de conservação dos documentos gerados pelas atividades de um organismo público ou privado, bem como seu encaminhamento final para conservação permanente ou descarte.
A gestão documental abrange também a administração das áreas ocupadas, dos equipamentos utilizados e o pessoal especializado.
O presente manual propõe rotinas para gerenciamento dos documentos que compõem o acervo de papéis, correspondência e processos gerados pela área de comunicações administrativas da RUSP e dos Órgãos e Unidades universitárias, utilizando-se dos sistemas automatizados para registro e recuperação da informação, como forma de apoio à decisão e comprovação de direitos.
Incluem-se, também, anexos contendo detalhamento sobre a forma e conteúdo dos documentos, e orientações legais, como Portarias e Ordens de Serviço. Todos os documentos mencionados constam do Indice de Documentos.
O tratamento da documentação, normatizado neste manual por ser procedimento dinâmico e sujeito, portanto, a eventuais alterações decorrentes da aplicação de novas rotinas, poderá sofrer mudanças cuja sistematização se constituirá em complementação destas normas. Veja os Procedimentos

Fonte:

USP Digital