A prática arquivística: os métodos da disciplina e os documentos tradicionais e contemporâneos/ Perspect. ciênc. inf. v.13 n.3 Belo Horizonte set./dez. 2008

Para a arqueologia, é fundamental compreender um documento arquivística pela evidência que este comprova. Diferente da biblioteconomia, o foco não está na informação, mas no documento como figurante da existência de um ato e de suas repercussões administrativas, fiscais e legais. A questão informacional é uma consequência, mas não uma prioridade. O Arquivo Nacional (2005) atribui diversos valores aos documentos arquivísticas que estão conectados ou que conferem aos mesmos sua especificação como prova documental: Valor administrativo: valor que um documento possui para a atividade administrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos. Valor fiscal: valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de operações financeiras ou fiscais. Valor legal: valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito. Valor probatório: valor intrínseco que permite a um documento de arquivo servir de prova legal. Os procedimentos arquivísticas aqui apresentados serão discutidos relacionando-se as definições das atividades e suas nuances no tratamento de documentos. Identificação: Cabe a identificação da tipologia e das funções a que se referem os documentos. Ou seja, nesta fase é preciso definir a que vieram os documentos. Classificação: Classificação passa a se apresentar como fator relevante para a determinação do acesso aos itens informacionais; não relacionada apenas ao suporte físico, mas, principalmente, ao conteúdo. Avaliação: A avaliação compreende, segundo o Arquivo Nacional (2005), um "processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos". O Arquivo Nacional (1995) afirma que tal processo objetiva a redução da massa documental, o aumento do índice de recuperação da informação, a qualidade de conservação dos documentos permanentes.Tabela de Temporalidade: A tabela de temporalidade pretende a separação dos documentos de guarda temporária daqueles permanentes; a eliminação dos documentos cuja guarda não seja necessária; a racionalização das atividades de transferência e recolhimento e a implementação de uma política de destinação de documentos (ARQUIVO NACIONAL, 1995).Arranjo: Entende-se por arranjo a "sequencia de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, utilizando-se diferentes métodos, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido" (ARQUIVO NACIONAL, 2005). Paes (2005) afirma que as operações intelectuais compreendem a análise dos documentos quanto a sua origem funcional, forma e conteúdo; Descrição: O termo descrição para o processo de representação do documento em arquivos permanentes. É mais comum, no entanto, utilizar-se em arquivos o termo "catálogo", como sendo um instrumento de pesquisa mais elaborado do que um simples conjunto de representações dos documentos encontrados no fundo. E, por se tratar de documentos com valor histórico, o catálogo transforma-se em "vias de acesso do historiador ao documento, sendo a chave da utilização dos arquivos como fontes primárias da história" (BELLOTTO, 1991, p. 17).Preservação: Afirma que preservação é "a aquisição, organização e distribuição de recursos a fim de que venham a impedir posterior deterioração ou renovar possibilidade de utilização de um seleto grupo de materiais". Para o autor, a preocupação está com o objeto propriamente e com a noção de evidência que este carrega, independente da fase do ciclo vital em que se encontra o documento arquivística. Portanto, administrar a preservação "compreende todas as políticas, procedimentos e processos que evitam a deterioração ulterior do material de que são compostos os objetos, prorrogam a informação que contêm e intensificam sua importância funcional" (CONWAY, 2001p. 14). Transferência e recolhimento: Transferência a passagem dos documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário, e, como recolhimento, o deslocamento dos documentos do arquivo intermediário para o arquivo permanente (ARQUIVO NACIONAL, 2005; CONARQ, 2004; PAES, 2005). Tais processos ocorrem de acordo com a frequência de uso e o valor do documento, objetivando o aproveitamento dos espaços físicos, economizando recursos materiais e pessoais e facilitando o acesso e a preservação dos documentos (PAES, 2005). Arquivamento: Refere a citação obedece a um método de arquivamento, que compreende uma série de "operações que determina a disposição dos documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos outros, e a identificação de cada unidade" (ARQUIVO NACIONAL, 2005). Esse método de arquivamento poderá ser básico (alfabético, geográfico, numérico etc.) ou padronizado (automático, mnemônico, etc.) (PAES, 2005). O presente artigo objetivou a apresentação dos métodos e procedimentos realizados em arquivos, relacionando as diferenças do tratamento de documentos arquivísticas tradicionais e eletrônicos. Percebeu-se que, com a utilização das novas tecnologias e dos documentos produzidos em meio eletrônico, esses processos não sofreram grandes modificações. Algumas preocupações, como com as atividades de avaliação e seleção e, consequentemente, a aplicação da tabela de temporalidade, foram antecipadas para a fase inicial do ciclo vital dos documentos arquivísticas. Questão crucial continua sendo a manutenção da proveniência, que a atribuição sistematizada de metadados no processo de captura e descrição de documentos arquivísticas e a classificação se encarregam, mesmo em ambiente eletrônico, de manter. A preservação ganha outras acepções. Preservar não significa, em arquivos, somente deixar acessíveis para gerações futuras os documentos arquivísticas, mas garantir que as características arquivísticas dos documentos sejam mantidas e que o hardware e o software não venham a se tornar obstáculo à acessibilidade, ou seja, que os documentos possam continuar sendo acessados e visualizados, independentes dos aplicativos que os geraram.