Glossário Arquivístico

Acervo Arquivístico – Totalidade dos documentos de uma entidade produtora ou entidade responsável pela custódia, conservados num arquivo.

Amostragem – Técnica de seleção, em relação a um conjunto documental, destinada à eleição de um subconjunto representativo do todo; fragmento de uma série documental selecionado para a guarda permanente, para exemplificá-la, revelar aspectos específicos, relevantes ou marcantes da rotina administrativa.

Arquivo – Conjunto de documentos, de qualquer época, forma e suporte material, produzidos e acumulados em processo natural por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no exercício de suas funções; ou conservados para servir de referência, prova, informação ou fonte de pesquisa.

Arquivologia – Disciplina que estuda a natureza e as funções dos arquivos, seus princípios, teorias, métodos e técnicas a serem observados na sua produção, constituição, organização, desenvolvimento, guarda, preservação e utilização; também denominada de arquivística.

Atividades-fim - Conjunto de operações de uma instituição, realizadas em decorrência de sua finalidade, resultando na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu funcionamento.

Atividades-meio – Conjunto de operações que auxiliam o desempenho das atribuições específicas, dando apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição, e resultando na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório.

Avaliação – Processo interdisciplinar de análise dos documentos de um arquivo, que identifica seus valores, a fim de estabelecer os prazos para sua guarda (ou eliminação) e destinação.

Catálogo – Instrumento de pesquisa organizado de acordo com diversos critérios (tema, tempo, nome ou lugar), reunindo descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumária ou analítica.

Classificação “por assunto” – Análise e identificação do conteúdo estrito dos documentos, seguida de seleção da categoria de assunto, à qual são atribuídos códigos.

Classificação estrutural – Análise e identificação da estrutura organizacional (setores, divisões, departamentos) do órgão produtor dos documentos.

Classificação funcional – Análise e identificação da estrutura funcional (funções) do órgão produtor dos documentos.

Coleção – Conjunto de documentos com características comuns, reunidos intencionalmente.

Datas-limite – Identificação cronológica, em que se indicam o início e término do período dos documentos de uma série, processo, dossiê, fundo ou coleção.

Descrição – Conjunto de procedimentos integrando os elementos formais e de conteúdo dos documentos, para elaboração de instrumentos de pesquisa.

Documentação Corrente – Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, e a quem compete a sua administração.

Documentação Intermediária – Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, e que aguarda destinação. Nessa fase os documentos são submetidos às tabelas de temporalidade, que determinam seus prazos de vida e de vigência.

Documentação Permanente – Conjunto de documentos do arquivo permanente, destinados à custódia e preservação definitiva como patrimônio documental, com usos científico, social, histórico e cultural.

Documento – Toda informação registrada num suporte material (papel, fita, disco óptico etc).

Espécie Documental – Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato. Exemplos: ata, carta, decreto, disco, filme, folheto, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório.

Forma – Estágio de preparação e transmissão de documentos. Exemplos: original, cópia, minuta, rascunho.

Formato – Configuração física de um suporte, conforme a natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplos: caderno, cartaz, diapositivo, folha, livro, mapa, planta, rolo de filme.

Fundo – Acervo arquivístico produzido, recebido e acumulado em processo natural por uma mesma instituição, entidade ou pessoa; conjunto de documentos de uma mesma proveniência.

Gênero – Configuração de um documento conforme o sistema de signos usado na comunicação de seu conteúdo. Exemplos: documentação audiovisual, fonográfica, iconográfica, textual.

Guarda – Custódia, responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos, independentemente de vínculo de propriedade.

Guia do Acervo – Instrumento de pesquisa que oferece informações sobre os fundos e coleções presentes no arquivo.

História Administrativa – Conjunto de informações referenciais sistematizadas da trajetória do(s) produtor(es) do acervo, da sua criação ou nascimento até a sua extinção ou falecimento. Deve registrar de maneira concisa informações relacionadas à historia da entidade coletiva, família ou pessoa produtora da unidade de descrição. Tratando-se de uma coleção, pode servir também para contextualizar o eixo temático em torno do qual ela foi organizada.

História Arquivística – Registro de informações referenciais sistematizadas sobre a história da produção e acumulação da unidade de descrição, bem como sobre a sua custódia. Neste registro, deve-se identificar a natureza da acumulação do acervo e registrar sucessivas transferências de propriedade e custódia, intervenções técnicas ao longo do tempo, dispersões e eventuais sinistros. O objetivo é ajudar a contextualização técnica de um acervo.

Incorporação – Adição de documentos a um fundo ou coleção sob custódia; acréscimo de acervo.

Indexação – Processo em que documentos ou informações são representados por termos, palavras-chave ou descritores possibilitando a recuperação da informação.

Índice – Relação sistemática de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas presentes em documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das referências para sua localização.

Instrumento de Controle – Informativo da situação do acervo nos seguintes casos: remoção temporária dos documentos, necessidade de conservação, averiguação de cópia.

Instrumento de Pesquisa – Meio que permite a identificação, localização ou consulta a documentos de um acervo, organizados segundo critérios temáticos, cronológicos, onomásticos (relativos aos nomes próprios) ou toponímicos (relativos aos locais), reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumária ou analítica.

Ordenação – processo de organização dos documentos, com o objetivo de facilitar e tornar ágil a consulta aos mesmos; define a maneira de dispor fisicamente os tipos documentais, evitando, em princípio, que, com o intuito de localizar um único documento, seja necessário consultar dezenas ou centenas de outros.

Organismo produtor – Órgão ou unidade governamental responsável pela emissão de documentos durante o exercício de suas funções.

Plano de Classificação – Conjunto de instrumentos de organização dos documentos a partir da análise do organismo produtor. Criação de categorias e classes genéricas, que dizem respeito às funções/atividades averiguadas, deixando claras as ligações entre os documentos e respeitando sua organicidade.

Pontos de Acesso – Elemento de informação; termo ou código que, presente em unidades de descrição, auxilia a pesquisa, a identificação e a localização dos documentos.

Proveniência – Princípio fundamental da arquivística aplicado aos arquivos permanentes, o respect des fonds ou princípio da proveniência consiste em agrupar, sem misturar a outros, os documentos de qualquer natureza oriundos de uma administração, de um estabelecimento, de uma pessoa física ou jurídica.

Recolhimento – Passagem de documentos do Arquivo Intermediário ou Central para o Arquivo Permanente.

Série – Conjunto documental resultante do exercício de uma mesma função ou atividade, com idêntico modo de produção, tramitação e resolução.

Sistema de Arranjo – Conjunto de procedimentos técnicos combinados que norteiam a organização dos documentos, tendo em vista a recuperação da informação em um ou mais fundos e/ou coleções.

Suporte – Material sobre o qual as informações são registradas. Exemplos: papel, pergaminho, filme, disco ótico, disco magnético, fita magnética etc.

Tabela de Temporalidade – Instrumento aprovado pela autoridade competente que regula a destinação final dos documentos, ou seja, sua eliminação ou guarda permanente, conforme o caso. Esta tabela define os prazos para guarda temporária dos documentos, em função de seus valores legais, jurídicos, fiscais administrativos etc; e determina os prazos para sua transferência, recolhimento ou eliminação.

Teoria das Três Idades – Teoria fundamentada no ciclo vital dos documentos. Classifica os arquivos em correntes, intermediários e permanentes.

Tipo – Configuração de uma espécie documental conforme a atividade que a gerou. Exemplos: boletim de ocorrência, boletim de freqüência e rendimento escolar, certidão de nascimento etc.

Topográfico – Instrumento de controle destinado a indicar a localização física das unidades de arquivamento nos depósitos.

Unidade Produtora – Entidade coletiva, pessoa ou família identificada como geradora de arquivo.

FONTES BIBLIOGRÁFICAS

ARQUIVO NACIONAL.Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.

ARQUIVO NACIONAL.Subsídios para um DICIONÁRIO BRASILEIRO de Terminologia Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2004.

BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos Permanentes. Tratamento Documental. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2007.

BERNARDES, Ieda Pimenta.Como avaliar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998.

GONÇALVES, Janice.Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998.

Fonte:

Arquivo Públioco de São Paulo