Arquivo: Organização

A organização de arquivos pressupõe o desenvolvimento dos trabalhos em várias fases:

Levantamento de dados ou diagnósticos; Análise dos dados coletados ou Relatório do Diagnóstico; Planejamento ou Estudos para composição do Plano de Arquivo; Implantação Acompanhamento e verificação.

Deve ter início pelo estudo e entendimento da própria organização, com a verificação e análise do estatuto, regimento, normas, organograma e demais documentos constitutivos; Analisa-se: Gênero dos documentos (escritos, textuais, cartográficos, iconográficos, informáticos, etc.); Espécies documentais (cartas, faturas, relatórios, projetos, etc.);Modelos e formulários em uso; Volume e estado de conservação do acervo; Arranjo e classificação dos documentos (método de arquivamento usado); Registros e protocolos (saída e entrada de documentos em fichas, livros, automático, etc.); Reprodução de documentos e processo de conservação; Procedimentos, normas, códigos de classificação, etc.; Estatísticas de uso. Essas informações devem ser acrescidas de dados referentes: Recursos humanos lotados no arquivo (número de pessoas, salários, escolaridade, etc.);Equipamentos de armazenamento e de informática (quantidade, modelos conservação, etc.); Localização física (área ocupada, iluminação, instalações, acesso, etc.); Comunicação (telefones, fax, etc.). Diagnóstico, tem por objetivo analisar a real situação do arquivo e seus serviços e formular ou propor alterações e/ou complementação de medidas mais adequadas para o bom funcionamento do arquivo. Trata-se da formulação de um Plano Arquivística que contemple tanto as exigências explicitadas nos dispositivos legais obrigatórios às instituições, como o atendimento às necessidades administrativas e funcionais, considerando o arquivo em todas as suas idades (corrente intermediário e inativo). Para a elaboração do Plano, devem ser considerados: Posição do arquivo na estrutura da Instituição: recomenda-se que esteja subordinado a um departamento ou órgão elevado dentro da hierarquia institucional. Caso a instituição tenha no seu organograma um Setor de Documentação, esse é o órgão mais adequado, haja visto, que é uma tendência na moderna administração, reunir os órgãos que tenham como matéria-prima, a informação. Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo: é importante esclarecer de imediato que a descentralização se aplica apenas à fase Corrente dos arquivos. As fases, intermediária e inativo/permanente, devem ser centralizadas. Esses podem estar armazenados separadamente em salas ou depósitos diferentes dentro da instituição. Escolha de métodos de arquivamento: Dificilmente se emprega um único método de arquivamento, pois os documentos possuem funções dentro da instituição e para sua recuperação, ela é considerada, bem como, os seus atributos (assunto, tipologia, data, local, números e registros diversos). A análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação dos pedidos de documentos (como e de que forma), é possível definir o método principal e seus auxiliares. Recursos Humanos: O arquivamento de documentos parece ser um trabalho simples, cuja simplicidade desaparece, diante do volume e da diversidade de assuntos e espécies. Para que o arquivo corresponda ao seu valor, como fonte e base de informações, memória viva da instituição, é imprescindível que conte com pessoal especializado ou devidamente treinado nas técnicas de arquivo, para o desempenho das atividades. Araújo, Ignez B.C. “Em questão de arquivo, a experiência não substitui a instrução, pois dez anos de prática podem significar dez anos de arquivamento errado e inútil”. O valor e a importância dos arquivos oficiais e empresariais para a administração e para o conhecimento, passou a ser uma preocupação para o governo. Em 1972, o Conselho Federal de Educação aprovou a criação do Curso Superior de Arquivos e o currículo do Curso de Arquivística como habilitação profissional no ensino de 2º Grau.

Em 1974, foi instituído o Curso Superior de Arqueologia. Em 1978, foi sancionada a Lei nº 6.546, regulamentada pelo Decreto nº 82.590, que dispõe sobre a as profissões de arquivista e técnico de arquivo. Instalações e Equipamentos: A escolha dos equipamentos, assim como o local, em condições adequadas (limpeza, iluminação, temperatura) e área, para armazenar o acervo, merecem atenção. Equipamento é o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensáveis para o arquivamento.  Materiais de consumo: São fichas, guias, pastas, tiras de inserção, etc. Material permanente: é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes. É preciso considerar: a economia de espaço; arrumação racional; capacidade de expansão; segurança; estética, resistência.