Enquanto espécie, uma categoria de documentos criados e utilizados na área do conhecimento do direito, com fins específicos.
A área do conhecimento é um elemento que determina a natureza do documento, apresentando uma ampla variedade, visto que representa todos os campos do saber da humanidade.
De acordo com a sua função e natureza, os documentos se diferenciam em grupos e classes. Sua estrutura, elementos internos e externos, determina sua diversidade. Assim, têm uma tipologia de documentos, que vai ao encontro da função realizada pelos mesmos nas diferentes áreas do conhecimento e sociedades. (Garcia Oro, 1999, p.27)
b) Pactuais: documentos de ajuste, representados por acordos de vontade entre duas partes (Bellotto, 2000). Ex: Ajuste, Contrato, Convênio, Pacto, Termo, Tratado.
c) Correspondência: derivam de atos administrativos, determinando-lhes a execução em âmbito mais restrito de jurisdição (Bellotto, 2000). Ex: Alvará, Aviso, Circular, Edital, Exposição de Motivos, Intimação, Memorando, Portaria.
Bellotto (1990, p.4), o “tipo documental é a configuração que que assume uma espécie documental de acordo com as informações nela contidas pela atividade que a gerou”, sendo que a espécie documental é a “configuração que assume um documento de acordo com a forma e a finalidade de dados nele contidos”.
Espécies documentais gerados no contexto público e privado:
1. Dispositivos: Exarados antes que aconteçam os fatos e atos neles implicados
a) Normativos: enquadram manifestações da vontade de autoridades supremas, acatadas pelos subordinados (Bellotto, 2000) : Acordão, Decisão, DecrePara to, Despacho Decisório, Estatuto, Instrução Normativa, Lei, Ordem de Serviço, Regimento, Regulamento
2. Testemunhais: Acontecem depois do cumprimento de um ato dispositivo ou derivam de sua não observância, ou são relativos a observações sujeitas a relatórios, termos de visita, etc. (Bellotto, 2000).
a) Assentamento: configurados por registros oficialmente escritos sobre fatos ou ocorrências (Bellotto, 2000). Ex: Ata, Termo, Apostilamento, Auto de Infração.
b) Comprobatórios: derivam de assentamento, comprovando-os (Bellotto, 2000). Ex: Atestados, Certidões, Certificados, Cópias, Translados.
3. Informativos: Opinativos / Enunciativos: esclarecem questões contidas em outros documentos e cujo conteúdo vai fundamentar uma resolução ( Bellotto, 2000). Ex: Abaixo-assinado, Consulta, Despachos interlecutórios, Informações, Pareceres, Relatórios, Votos.
Espécies Documentais por Qualificação da Direção do fluxo burocrático:
1. Ascendentes: Partem dos súditos em direção as autoridades supremas ou delegadas (Bellotto, 2000). Ex: Abaixo-assinado, Proposta, Aviso, Recibo, Representação, Bilhete, Requerimento, Cálculo, Carta, Consulta, Informação de serviço, Mapa, Memorando, Ofício, Petição.
2. Descendentes: Partem das autoridades supremas às delegadas ou aos súditos ou, se for o caso, das autoridades delegadas aos súditos (Bellotto, 2000). Ex: Alvará, Carta, Carta de lei, Carta de confirmação, Carta de exame de aprovação, Carta patente, Carta de sesmaria, Carta régia, Declaração, Decreto, Edital, Informação, Instrução, Lei, Lembrete, Mandado, Ordem, Portaria, Precatório, Regimento.
3. Horizontais: o fluxo documental se dá na mesma instância, isto é, entre membros da mesma categoria hierárquica ou entre dois particulares (Bellotto, 2000). Ex: Assento, Auto, Aviso, Bilhete, Carta, Certidão, Conta corrente, Contrato, Declaração, Despacho, Informação, Instrumento, Lembrete, Mapa, Ofício, Parecer, Passaporte, Projeto, Recibo, Relatório, Termo.
Segundo Barité (1999, p.19) documentação jurídica é ...”conjunto de documentos, sobre qualquer suporte de informação em que estejam representados, cujo conteúdo refere-se direta e indiretamente a questões relacionadas com o Direito ou regulados por este, e portanto, são significativos para os usuários específicos desse macro-domínio temático (advogados, escrivães, empresas, governos, instituições, professores, estudantes), e de interesse para a sociedade em geral.”
Espécies Documentais por Qualificação da Direção do fluxo burocrático:
1. Ascendentes: Partem dos súditos em direção as autoridades supremas ou delegadas (Bellotto, 2000). Ex: Abaixo-assinado, Proposta, Aviso, Recibo, Representação, Bilhete, Requerimento, Cálculo, Carta, Consulta, Informação de serviço, Mapa, Memorando, Ofício, Petição.
2. Descendentes: Partem das autoridades supremas às delegadas ou aos súditos ou, se for o caso, das autoridades delegadas aos súditos (Bellotto, 2000). Ex: Alvará, Carta, Carta de lei, Carta de confirmação, Carta de exame de aprovação, Carta patente, Carta de sesmaria, Carta régia, Declaração, Decreto, Edital, Informação, Instrução, Lei, Lembrete, Mandado, Ordem, Portaria, Precatório, Regimento.
3. Horizontais: o fluxo documental se dá na mesma instância, isto é, entre membros da mesma categoria hierárquica ou entre dois particulares (Bellotto, 2000). Ex: Assento, Auto, Aviso, Bilhete, Carta, Certidão, Conta corrente, Contrato, Declaração, Despacho, Informação, Instrumento, Lembrete, Mapa, Ofício, Parecer, Passaporte, Projeto, Recibo, Relatório, Termo.
Segundo Barité (1999, p.19) documentação jurídica é ...”conjunto de documentos, sobre qualquer suporte de informação em que estejam representados, cujo conteúdo refere-se direta e indiretamente a questões relacionadas com o Direito ou regulados por este, e portanto, são significativos para os usuários específicos desse macro-domínio temático (advogados, escrivães, empresas, governos, instituições, professores, estudantes), e de interesse para a sociedade em geral.”
As três fontes formais de apresentação da informação gerada no âmbito jurídico, a legislação, jurisprudência e a doutrina se materializam por meio de documentos.
As vezes o entendimento de “documento jurídico” o remete ao suporte, representação palpável. Contudo, o documento é jurídico em função do seu conteúdo e não do seu suporte.
Alíneas: indicadas por letras são desdobramentos dos artigos e dos parágrafos;
Ìtens: indicados por algarismos arábicos são desdobramentos do caput.
Assim como a Legislação, é uma fonte formal de Informação jurídica.
A Jurisprudência é uma coleção de “julgados” dos diversos tribunais.
Assim como os atos legais (legislação), o Acordão possui uma estrutura definida de forma que, o bibliotecário ou profissional da informação pode identificar e buscar no texto, os “atributos” específicos que o define.
Acórdão (localização dos atributos da estrutura)
Subestrutura: Cabeçalho; Pessoas envolvidas; Ementa-Relatório-voto; Sentença; Encerramento.
Cabeçalho: Atributos x Localização
Nº do Processo: é descrito na primeira linha do acórdão, antecedido da palavra-chave “Número do Processo”
Sigla do Recurso: aparece entre parênteses depois do nº do processo
Relator: na segunda linha do acórdão, encontra-se o nome do juiz relator depois da palavra-chave “Juiz Relator”
Data da Publicação: é descrita na terceira linha após a palavra-chave “Data de Publicação”
Pessoas Envolvidas: Atributos x Localização
Recurso: após a expressão “vistos e relatados autos de” encontra-se o tipo de recurso utilizado para rever uma decisão judicial
Procedência: posterior ao nome do recurso. Essa informação pode não ser encontrada em todos os acórdãos
Reclamante: o nome do reclamante é antecedido por diferentes palavra-chave. Por isso, a localização desse atributo é feita com uma listagem de possíveis palavras determinantes
Reclamado: o procedimento descrito acima também é utilizado na localização do atributo reclamado.
Encerramento : Atributo x Localização
Local: a subestrutura “encerramento” inicia-se com esse atributo
Data: aparece após o atributo “local”, na mesma linha
Participantes: essa informação é descrita abaixo da linha que contém informações sobre o local e data. Esse atributo precisa ser bi-dimensional, contendo o nome do participante e o cargo.
Referências Legislativas : Esse atributo é procurado em todo o texto. Procura-se por ocorrências numéricas. Ao encontrá-las, verifica-se as fontes , ex: artigo, enunciado, etc.
Pessoas Envolvidas: Atributos x Localização
Recurso: determina o tipo de recurso para obter novo exame total ou parcial de um ato jurídico
Procedência: local onde foi iniciado o processo
Reclamante: pessoa física ou jurídica que ingressa na Justiça, postulando algum direito
Reclamado: pessoa física ou jurídica contra quem o reclamante intenta a ação
Casos Jurídicos (documentos de uma Ação Jurídica)
Ementa-Relatório-Voto: Atributos x Localização
Tema: determina os assuntos abordados nos acórdãos
Sentença: Atributos x Localização
Órgão Julgador: órgão judicial responsável pela decisão
Tribunal: nome da casa onde se debatem e julgam as questões judiciais
Quantidade de voto: informa se a decisão foi unânime ou não
Decisão: apresenta o resultado do pedido feito por uma das pessoas envolvidas no processo
Encerramento: Atributos x Localização
Local: informa a cidade onde o recurso foi julgado
Data: data da decisão
Participantes: nome das pessoas que assinam a decisão
Relatório-Voto-Sentença: Atributos x Localização
Referências Legislativas: artigos, leis avaliados e/ou citados no acórdão.
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