Instrumentos do planejamento

“O planejamento é constituído por um complexo de instrumentos, cada um com uma função específica, devidamente articulados, garantem a eficácia do processo:

 Planos-Objetivos- Metas-Políticas ou diretrizes-Regras e Procedimentos -Programas-Projetos

O plano é uma linha de ação preestabelecida que, em determinado período de tempo, orienta a ação na direção da missão, ou seja, o que a instituição deve fazer – o papel ou a função a ela atribuída – e dos objetivos institucionais ou da solução de determinados problemas, e fornece parâmetros de controle e acompanhamento das ações.

  Trata-se do produto do planejamento ; é um evento intermediário entre o processo de planejamento e o processo de implementação do planejamento.

É um instrumento de trabalho, um meio para alcançar os fins e os objetivos determinados, uma forma de assegurar a execução.

 Oferece uma estrutura de referência para a tomada de decisões e é um compromisso com a mudança.

 A necessidade de um plano é determinado pela missão ou pelos objetivos institucionais, ou ainda, por problemas específicos relacionados ao bom desempenho da organização.

 PLANO ANUAL É aquele que define prioridades, objetivos, metas e recursos previstos para um período de tempo especificado.

 PLANOS GLOBAIS É possível também referir-se a planos globais, que fornecem os fundamentos para as atividades da área.

 PLANOS ESPECÍFICOS Voltados a determinada área de atuação;

  PLANOS ESPECIAIS Destinados a enfrentar catástrofes (por exemplo incêndios e inundações) e que incluem os passos a serem seguidos quando surgirem determinadas circunstâncias.

 Os objetivos são o ponto final do planejamento e constituem o plano básico da organização.

 Consistem numa situação futura esperada, ou no que se pretende atingir com o esforço do planejamento, como forma de concretização da missão.

 Os objetivos devem expressar intenções que levem ao cumprimento da missão da organização.

 Os objetivos são estabelecidos de modo amplo, pela alta administração [decisões estratégicas] e, com base nesses objetivos gerais, os níveis inferiores da organização [decisões táticas e operacionais] estabelecem seus objetivos específicos.

 Os objetivos das bibliotecas e centros de documentação devem ser sempre pensados em relação a instituição a que pertencem e à comunidade a que devem servir.

 São planos expressos em termos de resultados a serem alcançados; são quantificação dos objetivos;
 Devem ser expressos com clareza, iniciadas por um verbo de ação, e devem ser mensurados, mutáveis e ter tempo definido;
 Os objetivos parecem ser sempre viáveis; é a definição das metas que permitirá uma avaliação mais realista das possibilidades de atingi-los;

 São planos gerais de ação; guias genéricos que definem linhas mestras, orientam a tomada de decisão e dão estabilidade a organização.
 As políticas permitem decidir questões previamente, evitando a repetição de análises, e ajudam a dar uma estrutura unificada a outros tipos de planos e delegar autoridade, sem perda de controle.
Em uma mesma organização, existem políticas nas diferentes estâncias e com abrangências e abordagens diversas.

As regras e os procedimentos são guias para o fazer.

 Os procedimentos são instrumentos que estabelecem métodos rotineiros de execução das atividades e detalham de maneira exata pela qual uma atividade deve ser realizada e a sequência em que essas rotinas são realizadas.

As regras relacionam-se aos procedimentos, pois orientam a ação, mas não especificam a sequencia cronológica;

  Como exemplos temos as normas e os regulamentos.

  As normas são comandos diretos e objetivos de curso de ação a seguir.

 O tipo de regulamento mais comum em unidades de informação é o que regula o uso do acervo e dos serviços.

 Os projetos podem ser (...) parte de um programa geral, ou unidades independentes que contemplam determinado aspecto na unidade de informação.

 São as menores unidades dentro do planejamento, são operativas e contêm um conjunto de ações e atividades interrelacionadas e coordenadas para alcançar objetivos específicos dentro do tempo e espaços determinados.

(ALMEIDA, 2005)