O profissional deve observar alguns pontos antes do início de um processo de informatização de uma unidade de informação:
identificar a cultura, missão, objetivos e programas de trabalho da organização;
identificar as características essenciais da U.I., como a abrangência temática, os serviços e produtos oferecidos; os interesses e necessidades de informação dos usuários e a plataforma tecnológica existente na instituição assim como a sua capacidade de atualização, ampliação e os recursos humanos disponíveis (CÔRTE, 1999).
Segundo Figueiredo (1998), os maiores
benefícios com a implantação do processo de
Automação são: rapidez, agilidade e eficiência no atendimento e na prestação dos serviços.
“Com a otimização das atividades não só com relação aos usuários, como também no que diz respeito ao controle e formação do acervo, levantamentos bibliográficos, catalogação, empréstimos, comutação, reclamação de obras em atraso e processamento técnico”.
Interoperabilidade
É a combinação eficiente de arquitetura e padrões;
É a capacidade de um sistema de se comunicar de forma transparente com outro sistema. Para um sistema ser considerado interoperável, é muito importante que ele trabalhe com padrões abertos;
É a capacidade dos sistemas computacionais em compartilhar informações e aplicações;
Depende de uma complexa combinação de padrões com uma arquitetura de comunicação que crie caminhos necessários para a efetiva colaboração e compartilhamento de informações.
OPAC (Online Public Access Catalog)
OPAC – Catálogo Público de Acesso Online, que surge na década de 1980;
Catálogo automatizado para acesso público;
Catálogo virtual de um sistema de bibliotecas.
Processamento em linha
Benefícios do processamento em linha:
- Facilidade na comunicação e recepção rápida de uma resposta;
- Centralização e integração de arquivos, funções e decisões que se encontram separados;
- Bases de dados mais atualizadas;
- Encaminhamento de informações para o usuário em tempo hábil;
- Alterações e leitura mais rápidas das informações, além de entrada de dados mais eficiente;
- Maior número de localidades com acesso às informações bibliográficas;
- Redução de rotinas burocráticas de uma U. I.
Catalogação
Conjunto de determinadas informações, que são extraídas a partir de dados descritos em um documento.
A catalogação, também conhecida como Representação Descritiva, fornece as condições necessárias através de regras para a entrada de autor, título, assunto etc., identificando um documento e provendo a informação bibliográfica adequada e acessível aos usuários.
Requisitos relacionados à tecnologia
- Garantia de acesso simultâneo de usuários às bases de dados;
- Armazenamento, recuperação e classificação correta dos caracteres da língua portuguesa (Português Brasil);
- Arquitetura de rede cliente/servidor;
- Auditoria no sistema;
- Capacidade de atualização dos dados em tempo real;
- Capacidade de elaboração de estatística com geração automática de gráficos;
- Compatibilidade com software de banco de dados relacional;
- Disponibilidade de help online sensível ao conteúdo em língua portuguesa, manutenção e disponibilização de novas versões;
- Gestão de bases de dados com diferentes tipos de documentos;
- Leitura de código de barras;
- Níveis diferenciados de acesso aos documentos;
- Padrão ISO 2709;
- Protocolo de comunicação Z39.50;
- Recuperação da informação de qualquer tipo de conteúdo;
- Segurança na forma de registro e de gerenciamento dos dados;
- Senha para as funções que atualizam dados;
- Tratamento de textos e imagens;
- Uso de data no formato dia/mês/ano, com o ano de 4 dígitos, na língua portuguesa.
ALGUMAS DEFINIÇÕES, segundo Côrte (p. 247, 1999), para formato MARC, ISO 2709 e Z39.50.
MARC (Machine Readable Cataloguing) - Conjunto de padrões para identificar, armazenar e comunicar informações bibliográficas em formato legível por máquina.
Flexibilidade de uso de diversos tipos de materiais tornando-os compatíveis entre sistemas automatizados.
Desenvolvido para descrever cinco tipos de dados: Bibliográfico, Coleções, Autoridade, Classificação e Informação à Comunidade.
ISO 2709 - A norma ISO 2709 - Documentation Format for Bibliographic Interchange on Magnetic Tape foi desenvolvida pelo Comitê Técnico ISO/TC 46, Informação e Documentação, Subcomitê SC 4, Aplicativos de computador na informação e documentação, da International Organization for Standardization (ISO).
Especifica os requisitos para o formato de intercâmbio de registros bibliográficos que descrevem todas as formas de documentos sujeitos à descrição bibliográfica.
Não define a extensão do conteúdo de documentos individuais e nem designa significado algum para os parágrafos, indicadores ou identificadores, sendo essas especificações as funções dos formatos de implementação.
Protocolo Z39.50 - Proposto inicialmente, em 1984, para ser utilizado com informações bibliográficas pela National Information Standard Organization (Niso) e aprovado em 1995.
Utilizado para a recuperação de informação bibliográfica de computador para computador, possibilitando ao usuário de um sistema pesquisar e recuperar informações de outro sistema, ambos implementados neste padrão.
Especifica formatos e procedimentos administrando a troca de mensagens entre um cliente e um servidor, habilitando o cliente a solicitar que o servidor consulte um banco de dados, identifique registros e recupere um ou todos os dados identificados.
Destina-se à comunicação entre aplicações para recuperação de informações.
Requisitos relacionados ao PROCESSO de SELEÇÃO e AQUISIÇÃO
- Controle de todo o processo de aquisição;
- Controle de listas de sugestão, seleção, aquisição, reclamações e recebimento;
- Controle de assinatura de periódicos: início, vencimento, renovação e datas previstas para recebimento dos fascículos;
- Controle de recebimento de fascículos de periódicos e seriados;
- Identificação de dados do processo de aquisição (número de processo, valor, número da nota fiscal ou fatura etc.);
- Identificação da modalidade de aquisição (doação, compra e permuta);
- Controle de datas de recebimento do material adquirido;
- Controle contábil e financeiro dos recursos orçamentários para aquisição de material bibliográfico;
- Controle de fornecedores por compra, doação e permuta; emissão de cartas de cobrança, reclamações e agradecimento de doações;
- Elaboração de lista de duplicatas;
- Estatística mensal e acumulada de documentos recebidos;
- Cadastro de entidades com as quais mantém intercâmbio de publicações;
- Controle da situação (status) do documento bibliográfico (encomendado, aguardando autorização, aguardando nota fiscal, encaminhado para pagamento e outros);
- Identificação do usuário que sugeriu o título para aquisição.
Requisitos relacionados ao PROCESSAMENTO TÉCNICO DE DOCUMENTOS
- Atualização em tempo real do banco de dados, nos registros de autoridade e demais índices, após o envio de novo registro ao servidor;
- Campos e códigos de catalogação de qualquer tipo de documento, inclusive artigos de periódicos;
- Capacidade de armazenar informação legislativa;
- Código de barras para cada documento;
- Construção automática de lista de autoridades a partir dos registros incluídos;
- Construção de remissivas para autores / assuntos;
- Consulta ao tesauro, lista de autoridades e lista de editoras, durante o cadastramento de um registro;
- Correção de todos os registros associados a um autor ou assunto mediante alteração na lista de autoridade ou tesauro;
- Formato MARC dos registros bibliográficos;
- Geração de etiquetas para bolso e lombada dos documentos;
- Importação de dados de centros de catalogação cooperativa online;
- Inclusão de referências, de alterações, revogações e republicações para atos normativos/legislação;
- Incorporação de textos digitalizados, imagem, som, teor completo de atos normativos e resumos de periódicos;
- Possibilidade de duplicação de um registro para inclusão de novas edições;
- Possibilidade de validação dos registros e campos;
- Processamento de materiais especiais, obras raras e outros;
- Sistema de gerenciamento para construção de tesauro.
Requisitos relacionados à CIRCULAÇÃO DE DOCUMENTOS
Aplicação de multas e suspensões;
Bloqueio automático de empréstimo do usuário que estiver em atraso ou com dados cadastrais desatualizados;
Cadastro de usuários, com inclusão, exclusão e alteração de dados;
Categorização de empréstimo: empréstimo domiciliar, especial e empréstimo entre bibliotecas;
Categorização de usuários e de materiais para fins de definição automática de prazos e condições de empréstimos e uso;
Cobrança personalizada; com prazos diferenciados por tipos de materiais e usuários;
Código de barras para cada usuário;
Controle de usuários pessoais e institucionais;
Definição de parâmetro para a reserva de livros, com senhas de segurança;
Emissão de cartas cobrança automática para usuários em atraso;
Emissão de relação de obras que estão em poder dos leitores;
Emissão de relatórios referentes ao processo de empréstimo: assuntos mais consultados no período, usuário que maior número de empréstimo realizou;
Incidência de atrasos em relação aos períodos anteriores, unidade organizacional que mais consultou a biblioteca;
Emissão de senhas para os empréstimos;
Possibilidade de pesquisar a situação em que se encontra o exemplar: disponível, emprestado, encadernado etc.
Realização renovação e reserva online;
Registro de solicitação de fotocópias;
Relatórios do cadastro de usuários, por ordem alfabética, formação etc.;
Reserva de documentos, com prazos diferenciados por tipos de materiais e usuários.
Requisitos relacionados ao processo de RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO
Capacidade de ordenar e classificar os documentos pesquisados;
Capacidade de permitir que os resultados de pesquisas sejam gravados em mídia móvel ou enviados por email;
Consulta à Web; elaboração de estatísticas;
Estratégia de pesquisa online nas bases de dados por qualquer palavra, campo ou subcampo;
Indicação do status do documento pesquisado, se emprestado, em encadernação ou disponível;
Possibilidade de salvar estratégias de buscas para utilização posterior;
Recuperação por truncamento à esquerda, à direita e ao meio, operadores booleanos, proximidade e distância entre termos;
Visualização do resultado da pesquisa em forma de referência bibliográfica breve e completa, de acordo com a ABNT.
